المكاتبات الإدارية ونظم المعلومات لدى النيابة العامة القطرية مع المدرب هشام زكي
| المدرب هشام خلال الدورة |
الدوحة، قطر - 2015-06-08
للمراسلات الإدارية المكتوبة ونظم المعلومات أهمية كبيرة، نظراً لدورها في الحياة العملية واليومية فهي من الوثائق الإدارية الغالبة في الإستعمال وتتدرج أهميتها تبعاً للمهام التي تتضمنها والتى تعبر عن المستوى الإداري والتنفيذي للمؤسسة.
في هذا الإطار قدّم المدرب هشام زكى دورة المكاتبات الإدارية الحديثة ونظم المعلومات للنيابة العامة القطرية والتي إشتملت على العديد من التمارين والأنشطة التي توضح معايير المراسلات الإدارية سواء الداخلية أو الخارجية وأيضاً إشتملت الدورة على أهمية نظم المعلومات وأهمية الأرشيف الالكتروني، ومن هذه التمارين:
تمرين مطعم النخيل للأكلات الفاسدة وكيفية كتابة الرسالة الرسمية بصورة إحترافية وبها المعايير الدولية في الرسائل الإدارية.
فكل عنصر من العناصر التالية له المعايير الخاصة به:
- الإشارة – التاريخ - اسم المرسل إليه – التحية – الموضوع
- مقدمة الرسالة –التفاصيل – رد الفعل – إغلاق الرسالة
- التوقيع – نسخة لمن – المرفقات
تمارين أخرى متعددة فى اساليب الكتابة والتعبير سواء باللغة العربية أو الإنجليزية:
- تمرين Catch me if you can ومن خلالة تدرّب المتدربون على كيفية كتابة الرسالة والتركيز على القارئ وليس كاتب الرسالة.
- تمرين”Keep it short and simple “ وحذف الكلمات الزائدة ذات الطابع القديم فى المراسلات سواء الداخلية أو الخارجية.
- تمرين إستخدام الكلمات الإيجابية فى التعبير وليس الكلمات السلبية.
- تمرين وضع الأشخاص فى الصورة وليس فقط المعلومات.
- تمرين سباق النجوم والكلمات المعبرة.
- تمرين الفواصل وإستخداماتها المتعددة.
أما البريد الالكتروني في العمل فهي الأساليب الأكثر شيوعاً لما لها من مميزات ومنها:
- السرعة العالية وإمكانية أرسال الرسالة لأكثر من شخص في أي مكان فى العالم.
- التكلفة القليلة من وثائق ومستندات.
- إمكانية استخدامه في أي وقت وفي أي مكان.
وتدرب الحضور على العناصر الأربعة للرسالة سواء الرسالة الرسمية أو الأيميل أو المذكرة الداخلية أو رسالة الفاكس وهي:
- المقدمة واستخدام ما تم بالسابق كتمهيد لموضوع الرسالة.
- التفاصيل وهي الفقرة التي تحتوي على أهم المعلومات داخل الرسالة والتي ينبغي أن تكون في فقرة منفصلة.
- رد الفعل المطلوب من القارئ أو المتوقع من كاتب الرسالة فيما بعد.
- إغلاق الرسالة.
وتمرين النماذج المعدة مسبقاً تعرف الحضور على بعض نماذج المراسلات والتي يمكن إعدادها مسبقاً وأستخدامها لاحقاً:
- رسائل المذكرة الداخلية.
- رسائل الفاكس.
- رسائل متعددة خارجية وإيميلات.
وأهم الركيزتين التي يقوم عليها الأرشيف الالكتروني ونظم المعلومات:
- بناء ذاكرة مؤسساتية تكاملية عن طريق:
- تجميع موارد المؤسسة ومراكز المعلومات بصورة متكاملة.
- إتاحة المعلومات طوال الوقت.
- متابعة تنفيذ الأعمال.
- توفير التقارير والإحصائيات لمتخذي القرار.
- تطوير أسلوب أداء الأعمال:
- التحول من مجتمع ورقي إلى مجتمع الكتروني.
- تنمية مهارات وقدرات الموظفين.
- تغير ثقافة الموظفين.
أما تمرين تقسيمات العمل المتعددة فكان تمرين التوريد والتغليف والتسجيل والذي من خلالة تعرّف المتدربون على أنواع تقسيمات العمل المختلفة، فهناك العديد من الأساليب سواء الأسلوب الآلي الذي يعتمد على تقسيم الأعمال بأجزاء يكون كل موظف متخصص بمهمة محددة، أما تقسيم الأعمال حسب المهمة الكاملة الذي يقوم فيها الموظف الواحد بأداء المهمة بالكامل لخدمة العميل.
فيديو وتسجيلات من الدورة:
- تمرين علم للتعلم
- تمرين المطعم
- تمرين تطبيقي على معايير الرسالة الرسمية
- تمرين الأرشيف الالكتروني
