السكرتارية وإدارة المكاتب
رمز الدورة : 1005
المدة: 6 أيام/ 5 ساعات يومياً
مقدمة
ظهرت أهمية السكرتارية وإدارة العمل المكتبي لمواكبة التطورات العملية التي أدت إلى إدخال واستخدام التكنولوجيا الحديثة في الإدارة، وما تبعها من توسع في حجم العمل المكتبي والإداري، من حيث استخدام الأساليب والمهارات الحديثة لمواكبة تلك التطورات.
متطلبات الحضور
لا يحتاج المشارك في هذه الدورة إلى أي اختصاص ولكن الإلمام بعلوم الإدارة مفيد.
لمن هذه الدورة
كل من يبحث عن العمل فى ادارة المكاتب، وتحسين مستواه الوظيفي والمهني.
أهداف الدورة
في نهاية هذه الدورة التدريبية سيكون كل متدرب قادراً على:
- مهارات الرد على الهاتف وتحويل المكالمات وتدوين الرسائل.
- مهارات التعامل مع البريد الصادر والوارد.
- الطرق الحديثة فى حفظ المستندات وتداولها بين الأقسام.
- التعامل مع العملاء واعتراضاتهم المختلفة.
- كتابة الرسائل الإدارية بأنواعها المختلفة.
- مهارات الاستخدام الفعال للأيميل.
- مهارات العروض التقديمية فى إقناع العملاء المحتملين.
منهاج الدورة
اليوم الأول:
- أهمية السكرتارية والوظائف الإدارية المساندة.
- دور السكرتير من خلال الأنواع المختلفة للهياكل الإدارية.
- مهارات التعامل مع البريد الصادر والوارد.
- مهارات الرد على الهاتف وتحويل المكالمات وتدوين الرسائل.
- الطرق الحديثة لحفظ المستندات والأرشيف.
اليوم الثاني:
- فرضيات العمل الجماعي.
- مهارات التعامل مع الزائرين وأنواعهم المختلفة.
- مهارات صناعة الألفة.
- مهارات المصافحة والتواصل اللفظي والغير لفظي.
اليوم الثالث:
- المشاكل العشرة فى المٌكاتبات الإدارية.
- المعايير الستة لتنظيم الرسالة.
- البداية بأي شكل وأي وسيلة.
- إنشاء العناوين الفرعية للرسالة.
- احذف الكلمات الإضافية.
- ركز على الكلمات الإيجابية.
- أكتب الرسالة بما يريد أن يعرفه القارئ وليس بما تريد أن تقوله أنت.
- المذكرة الداخلية.
- رسالة الفاكس.
اليوم الرابع:
- الخطوات الأربعة لتصميم الرسالة.
- مضمون الرسالة.
- التفاصيل، المطلوب وطلب الرد.
- اللغة والألفاظ.
- اجعل الرسالة قصيرة وبسيطة.
- الإيميل فى العمل لماذا نحبة؟ لماذا نكرهه؟
اليوم الخامس:
- مشاكل العروض التقديمية.
- لماذا الفوائد وليس المميزات فقط.
- أساليب الوصول بالجمهور من المميزات إلى الفوائد.
- هياكل التدفق الستة عشر.
- اختيار هيكل التدفق المناسب للعرض.
- الطرف الافتتاحية السبعة للعرض التقديمي.
اليوم السادس:
- المقدم هو محور العرض.
- الدور الصحيح للرسومات.
- العرض يتكلم باستخدام برنامج مايكرو سوفت باور بوينت.
- طرق الترابط لشرائح العرض.
- الروابط الداخلية الاثني عشر.
- أكثر الجمل شيوعاً فى العروض التقديمية.
- الروابط الخارجية السبعة.