المهارات الاحترافية لإدارة المكاتب
رمز الدورة : 7999
المدة: 10 أيام / 5 ساعات يومياً
مقدمة
أصبحت السكرتارية وإدارة المكاتب جزء مهم وفعال في كل شركة ومؤسسة، إذ لا يمكن الاستغناء عنها وفيها اختلفت الأدوار التي تقوم بها السكرتارية بالنسبة لموقعها وكطبيعة عمل المؤسسة التي يعمل فيها.
لا يفترض أن تكون السكرتارية الحالية والمهيأة للعمل في أية مؤسسة تفتقر إلى أدنى مقومات المهارة الإدارية التي تتيح لها المرونة في التكيف مع المهارات التي تطلبها بعض المؤسسات بحسب طبيعة عملها.
لكي نفي بحاجات السوق الحديثة التي تحتاج إلى سكرتير وسكرتيرة مؤهلين في أعمال السكرتارية إضافة إلى مهارات تطلبها طبيعة العمل في المؤسسة نتيجة للتوسع في الأعمال وزيادة التعقيدات الفنية التي يتطلبها العمل الحديث، إذ يفترض أن يتسم هذه المهارات بالاحترافية في مجال إدارة المكاتب حتى تلبي تلك الطموحات التي تنشدها الشركات والمؤسسات في حصولها على السكرتير المحترف الذي يجيد فن احتراف إدارة المكاتب على أكمل وجه.
متطلبات الحضور
لا يحتاج المشارك في هذه الدورة إلى أي اختصاص ولكن الإلمام بعلوم الإدارة مفيد.
لمن هذه الدورة
- موظفي إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية.
- شاغلي الوظائف الادارية المساندة.
- موظفي الارشيف والمحفوظات.
- الباحثون عن فرصة وظيفة السكرتارية.
أهداف الدورة
في نهاية هذه الدورة سيكون كل متدرب قادراً على:
- معرفة الجوانب الحقيقية لأعمال السكرتارية.
- التعرف على بيئة المكتب الصحية.
- التعامل الجيد مع الأجهزة المكتبية وكيفية تشغيلها وصيانتها.
- الخصائص والصفات (الشخصية، الفنية، الإدارية) للسكرتير الناجح.
- الأعمال والمهام الأساسية للسكرتارية الناجحة.
- معرفة أنواع الرسائل.
- فهم ومعرفة وصياغة الرسالة المكتبية.
- كيفية جعل الرسالة وسيلة اتصال فعالة.
- معرفة أجزاء الرسالة الأساسية.
- معرفة عوامل الرسالة الناجحة.
- معرفة المبادئ والأسس العلمية في تنظيم المواعيد.
- فهم رغبات المدير المتعلقة بجدولة المواعيد والمقابلات.
- جدولة وإعداد مفكرة المواعيد.
- ترتيب وتنظيم واستقبال الزوار لمقابلة المدير.
- تنظيم رحلات العمل للمدير.
- تأدية مهام السكرتير في الاجتماع.
- أهمية التقارير.
- معرفة جميع أنواع التقارير.
- صياغة وتنفيذ التقارير.
- معرفة الطرق الحديثة في أرشفة الملفات الإدارية.
- التعرف على أنواع الارشيف.
- معرفة الأهداف الأساسية لنظام حفظ الملفات.
- معرفة قواعد وأسس التصنيف الحديثة وتطبيقها.
- التعرف على الطرق المتبعة في معالجة البريد (الوارد / الصادر).
- إعداد السيرة الذاتية بالأسلوب الحديث.
- التركيز على أهم النقاط الجاذبة للسيرة الذاتية
- اختيار النوع المناسب من السيرة الذاتية للوظيفة المناسبة.
- التغلب على التوتر في المقابلة وجهاً لوجه مع الشخص المقابل.
- كيفية الاستعداد الجيد للمقابلة.
- توقع ومعرفة الأسئلة الخاصة بالمقابلة.
منهاج الدورة
البيئة المكتبية: الإدراك المهني -المهام الروتينية والنمطية -مفهوم السكرتارية -مكتب السكرتير -العوامل الصحية للمكتب -أدوات المكتب -الأثاث والأجهزة -صفات ومهام السكرتير الفعال -أنواع وظائف السكرتارية.
المراسلات التجارية: الرسالة وسيلة اتصال فعالة -فوائد واهداف المراسلات -المثيرات المناسبة للاستجابة -تحديد موضوع الرسالة وتقسيم الأفكار -أجزاء الرسالة (الرئيسية/ الثانوية) -مقومات نجاح الرسالة -نماذج المراسلات التجارية.
إعداد التقارير: مفهوم التقرير -أهداف التقارير -أنواع التقارير -خطة كتابة التقرير -مراحل كتابة التقرير -محددات التقرير الناجح.
تنظيم المواعيد والاستقبالات: المبادئ والأسس -ترتيب المقابلات للمدير -إعداد بطاقة المواعيد -جدولة المواعيد -إلغاء المواعيد -استقبال الزوار -تنظيم استقبالات المدير
تحضير الاجتماعات: مفهوم الاجتماعات -دور السكرتير في الاجتماع (قبل، أثناء، بعد الاجتماع) -محضر الاجتماع -كتابة محضر الاجتماع.
فهرسة وأرشفة المستندات: أهداف حفظ الملفات -قواعد وأسس التصنيف الموضوعي -كيف يتم التصنيف عملياً -التصنيف التطبيقي -علاقة التصنيف بالفهرسة -اختيار أساس التصنيف -التفريع -أسس التصنيف -أهمية الترقيم -معالجة البريد (الوارد/ الصادر).
إعداد السيرة الذاتية واجتياز المقابلات الوظيفية: ما هي السيرة الذاتية -أنواع السيرة الذاتية -كيف تعد السيرة الذاتية -صفات السيرة الذاتية الناجحة -طرق كتابة السيرة الذاتية -الخطاب التمهيدي -التعرف على المقابلة الشخصية -أنواع المقابلات الشخصية -كيف تعد للمقابلة الشخصية -الرد على أسئلة المقابلات الشخصية -أسرار المقابلات الشخصية -اكتشف قدراتك أثناء المقابلة.
الاخبار المرتبطة
