برنامج السكرتارية التنفيذية

نسخ الرابط

رمز الدورة : ESP

المدة: 15 يوم / 4 ساعات يومياً

مقدمة

في عالم الأعمال الديناميكي المتسارع، تبرز السكرتاريا التنفيذية كالنجم الساطع الذي يوجه دفة السفينة نحو النجاح. وكما قال هنري فورد، مؤسس شركة فورد للسيارات: "السر في النجاح هو التنظيم، والسكرتاريا التنفيذية هي القلب النابض لهذا التنظيم".

وفي قلب مؤسسة ناجحة، تتشابك فيها المهام وتتداخل الأدوار، يأتي دور السكرتير التنفيذي كمحرك يضمن انسجام كل الأجزاء. ومن هنا تغوص هذه الدورة في أعماق المهارات والتقنيات التي تحول السكرتير التنفيذي إلى بطل خلف الكواليس، قادر على تحويل الفوضى إلى نظام، والتحديات إلى فرص.

إنها رحلة مثيرة لاكتشاف أسرار التميز في مجال السكرتاريا التنفيذية، ولجعلك العنصر الذي لا غنى عنه في أي فريق عمل ناجح

متطلبات الحضور

لا يوجد متطلبات للحضور سوى الرغبة في اكتساب المعرفة والمهارات المرتبطة بالسكرتاريا التنفيذية.

لمن هذه الدورة

• مدراء مكاتب رجال الأعمال والمستثمرين ورواد الأعمال.
• مدراء المكاتب في المؤسسات والشركات والمنظمات.
• المساعدين الإداريين والموظفين الجدد في مجال السكرتاريا.
• المهتمين بتطوير المسار المهني والخاضعين لبرامج تدريب مهنية.
• العاملين في المنظمات الدولية أو الراغبين في العمل الدولي واكتساب مهارات تنظيمية وإدارية متقدمة.
• الأكاديميين من مختلف التخصصات لدعم مهاراتهم الإدارية والتنظيمية.
• المهتمين بفرص عمل وتطبيقات السكرتاريا التنفيذية وآفاقها.

أهداف الدورة

في نهاية هذه الدورة سيكون المتدرب قادراً على:

• إدارة مكتب مدير العمل أو الشركة.
• إتيكيت المكتب وأدوات إنجاحه.
• التعامل مع ضغوطات العمل.
• إعداد المراسلات التجارية والإدارية للمكتب.
• إدارة وقت العمل بشكل فعّال.
• إدارة الاجتماعات وتنظيمها وتوثيقها.
• التعامل مع محرر النصوص Word.
• التعامل مع الجداول الإلكترونية Excel.
• التعامل مع العروض التقديمية power point.
• التعامل مع الإنترنت والإيميل وبرنامج الأوتلوك Outlook.
• معرفة بمفردات العمل الإداري باللغة الإنكليزية.
• مهارة محادثة إدارية بسيطة باللغة الإنكليزية.
• الأرشفة وحفظ الملفات الإلكترونية بشكل مناسب.
• التواصل بشكل فعّال مع مختلف عملاء المكتب الإداري.

منهاج الدورة

اليوم الأول: إدارة مكتب مدير العمل أو الشركة

• أعمال مدير المكتب.
• مهارات السكرتاريا التنفيذية.
• تنسيق الأعمال اليومية والمواعيد.
• التوفيق بين المراجعين والدوري واليومي.

اليوم الثاني: إتيكيت المكتب وأدوات إنجاحه

• قواعد السلوك المهني.
• آداب التعامل مع العملاء والزملاء.
• أدبيات المهنة وحدودها الإدارية والقانونية.
• تنظيم المكتب وتجهيزاته ومستلزمات نجاحه.
• حالات عملية.

اليوم الثالث: التعامل مع ضغوطات العمل

• ماهية ضغوطات العمل.
• تقنيات إدارة وتخفيض التوتر.
• استراتيجيات التعامل مع ضغوطات العمل.
• التوازن بين العمل والحياة الشخصية.

اليوم الرابع: إعداد المراسلات التجارية والإدارية للمكتب

• كتابة الرسائل الرسمية الاحترافية.
• إعداد البريد الإلكتروني المهني.
• تنسيق الوثائق والتقارير والمذكرات.
• استخدام القوالب والنماذج.

اليوم الخامس: إدارة وقت العمل بشكل فعّال

• تحديد الأولويات.
• استخدام أدوات التخطيط.
• تقنيات التفويض الفعّال.
• تجنب المشتتات وزيادة الإنتاجية.

اليوم السادس: إدارة الاجتماعات وتنظيمها وتوثيقها

• إعداد جدول الأعمال.
• تنظيم الاجتماعات الافتراضية والحضورية.
• توثيق محاضر الاجتماعات.
• متابعة تنفيذ القرارات.

اليوم السابع: التعامل مع محرر النصوص Word

• تنسيق النصوص والوثائق.
• استخدام القوالب الجاهزة.
• إدراج الجداول والصور.
• إعداد المستندات للطباعة.

اليوم الثامن: التعامل مع الجداول الإلكترونية Excel

• إنشاء الجداول والرسوم البيانية.
• استخدام الصيغ والمعادلات.
• تحليل البيانات من خلال إكسيل.
• إعداد تقارير العمل المختلفة.

اليوم التاسع: التعامل مع العروض التقديمية PowerPoint

• تصميم الشرائح التقديمية.
• إضافة الرسوم المتحركة والتأثيرات.
• إعداد العروض التقديمية الاحترافية.
• تقديم العروض بفعالية.

اليوم العاشر: التعامل مع الإنترنت والإيميل وبرنامج الأوتلوك Outlook

• إدارة البريد الإلكتروني.
• تنظيم المواعيد والمهام على البرنامج.
• استخدام أدوات البحث والتصفية.
• حماية البيانات الشخصية.

اليوم الحادي عشر: معرفة بمفردات العمل الإداري باللغة الإنكليزية

• مصطلحات الأعمال الأساسية.
• مفردات المراسلات التجارية.
• مصطلحات الاجتماعات والتقارير.
• مفردات إدارة الوقت.

اليوم الثاني عشر: مهارة محادثة إدارية بسيطة باللغة الإنكليزية

• التحية والتعريف بالنفس.
• إجراء المكالمات الهاتفية.
• التحدث في الاجتماعات.
• تقديم العروض البسيطة عن العمل.

اليوم الثالث عشر: الأرشفة وحفظ الملفات الإلكترونية بشكل مناسب

• تنظيم الملفات الإلكترونية.
• استخدام أنظمة الأرشفة.
• حماية البيانات والنسخ الاحتياطي.
• استرجاع الملفات بسرعة.

اليوم الرابع عشر: التواصل بشكل فعّال مع مختلف عملاء المكتب الإداري

• مهارات الاستماع الفعّال.
• التعامل مع الشكاوى.
• بناء علاقات مهنية.
• التعامل مع صعبي المراس.
• استخدام وسائل التواصل المختلفة.

اليوم الخامس عشر: الامتحان التحريري الكتابي والمؤتمت

• الامتحان المؤتمت.
• الامتحان التحريري.
• تقديم الامتحان.
• النتائج.

اليوم السادس عشر: مشاريع التخرّج والتقييم النهائي والتخرّج

• إعداد مشروع التخرج.
• تقديم المشروع.
• التقييم النهائي.
• حفل التخرج.