معهد الإدارة العامة في وزارة التنمية الإدارية يختتم دورة مهارات التخطيط مع المدرب أول حمد الشمري

تتعدد الدوافع التي تنطلق منها عملية التخطيط في مختلف المجالات، وكثيرٌ يقع في خطأٍ شائعٍ، وهو ربط مفهوم التخطيط بمفهوم الخطة الموضوعة، فالهدف العام من التخطيط ليس وضع خطة محددة الأوقات والأهداف، وإنما هو وضع استراتيجية كاملة للأهداف العامة وطريقة تحقيقها ومتابعة تنفيذها وتقويمها، وكذلك التنبؤ بالمشكلات، ووضع الحلول الافتراضية، والاستعداد للطوارئ، ومن المهم أن نوضّح أنه لا تتطابق عملية التخطيط مع الخطة الموضوعة، وخاصة أن الخطة تخضع لمتغيرات الظروف المحيطة.

عشرون ساعةً تدريبية بدأت بتاريخ 2/2 فبراير وإلى غاية 6/2/2020 قدّمها المدرب أول حمد الشمري في معهد الإدارة العامة في وزارة التنمية الإدارية للحديث عن التخطيط والمتابعة والتقويم، حيث قسّم المدرب حمد محاور الدورة على أيامها الخمس التي سنستعرضها وهي كالاتي:

اليوم الأول

مفهوم التخطيط: حيث شرح المدرب حمد مفهوم التخطيط بأنه عملية صياغة ووضع الفرضيّات حول موضوع معيّن بهدف اتخاذ القرار المناسب.

مفهوم التخطيط المبني على النتائج: وضّح المدرب في هذه الفقرة من شرحه أن مفهوم هذا النوع من التخطيط إنما هو اختبار قدرته على التطبيق في الواقع العملي القائم، ومن ثم إمكانية تعميمه، على المستويين الجزئي والكلي.

اليوم الثاني

صياغة الهدف الذكي: أشار المدرب أنه من خلال متابعة واقع حياتنا اليومية نجد أنّ هناك كثيرون ممن يتخبطون في وضع أهدافهم، حيث أنّ معرفة الهدف ووجود هدف رئيسي قابل للتحقيق يمثل الخطوة الأولى نحو النجاح في عملية التخطيط، لذا توجد معايير لوضع الأهداف الذكية وتم اختصارها بكلمة SMART

والتي تعني ما يلي:

1. هدف محدد Specific 
2. هدف قابل للقياس Measurable   
3. هدف قابل للتحقيق Achievable 
4. هدف واقعي Realistic 
5. هدف محدد ومربوط بالزمن Timed 

مفهوم المؤشرات: وشرح المدرب حمد ما هو المقصود من المؤشرات التي تعدّ أداة تقويم واتخاذ القرارات، والتي من خلالها نكون قادرين على قياس حالةٍ، أو اتجاه سير الخطة الموضوعة بناءً على عملية التخطيط.

اليوم الثالث

مفهوم معايير الأداء: حيث تعرّف المتدربون على هذا المفهوم بأنه مجموعة المعايير التي تحدد مدى نشاط وتحقيق الخطة للأهداف الموضوعة، ومدى استجابة الخطة والقائمين على تنفيذها للتطورات الحاصلة.

 وضع الخطة التنفيذية: وضّح المدرب حمد للمتدربين أنّ كل عملية تخطيطٍ استراتيجيٍ يجب بالضرورة أن يُلحق بها خطة تنفيذية تشرح عملية تحقيق أهداف الخطة الاستراتيجية ضمن القواعد والمعايير الموضوعة، كما أنه يجب على الخطة التنفيذية أن تتضمن خطةً للطوارئ ومقترحاتٍ لحلول المشكلات التي من الممكن أن تظهر أثناء عملية تحقيق الأهداف.

اليوم الرابع

وضع خطط المتابعة والتقويم: في هذه الفقرة من الدورة وضح المدرب حمد أهمية وضع خطّة المتابعة والتقويم من أجل ضمان تحقيق الأهداف ضمن المعايير المخطط لها من كفاءةٍ، وجودةٍ، وكمية إنتاجٍ، وكل ذلك ضمن الأزمنة القياسية المُخطط لها مسبقاً.

رصد الانحرافات وتحليل البيانات: في هذا المحور عاد المدرب من أجل توضيح الفرق بين التخطيط والخطة، ونتيجة الفروقات وتغيرات البيئة المحيطة قد تظهر انحرافات أثناء عملية التنفيذ، لذا لابد من وجود فريقٍ لرصد انحرافات الخطة عن الهدف العام ودراسة هذه الانحرافات وأسبابها وتحليل نتائجها وصولاً إلى عملية تقويم المسار وتصحيحه مجدداً.

اليوم الخامس

إعداد التقرير الختامي للخطة: شرح المدرب للحضور كيفية إعداد التقرير الختامي للخطة، فهي ليست عمليةً عشوائيةً، إنما هو تقرير يتضمن معلومات هامة وهي كالاتي:

• توضيح الأهداف التي كانت موضوعة.
• ماهي الأهداف التي تم تنفيذها وما هي الأهداف التي لم تنفذ.
• تقديم دراسة للأسباب التي حالت دون تحقيق تلك الأهداف التي لم تنفذ.
• رفع تقرير عن صعوبات الجوانب الإدارية والفنية التي واجهت تنفيذ الخطة.
• رفع تقرير مالي عما تم صرفه وعن الأهداف التي تحتاج للمزيد من الدعم.

وفي ختام الدورة أجمع كل المتدربين على أهمية المعلومات التي حصلوا عليها خلال هذه الدورة، وخاصة أن المدرب عمل مع المتدربين على دراسة دراسة حالاتٍ عمليةٍ لمختلف الشركات والمؤسسات في العالم، كما عمل المتدربون على تنفيذ العديد من التمرينات العملية التي أسهمت وبشكلٍ فعّالٍ في ربط المعلومات النظرية بالتطبيق العملي.