قطر - الدوحة: إختتام دورة مهارات المكاتبات الإدارية للمدرب هشام زكي

من أجواء الحدث التدريبي

قدم المدرب هشام زكي دورة مهارات المكاتبات الإدارية لمجموعة كبيرة من موظفات وموظفي البنك الأهلي من أقسام المراجعة الداخلية والفروع والإستثمار ومراقبي الحسابات والخزينة وأقسام التجزئة والمبيعات لدى الفروع, وكانت الدورة من أمتع الدورات التي تعتمد على الأنشطة والفعاليات والتعلم السريع حيث تدرب المتدربون على:

كيفية إستخدام الكلمات الإيجابية والتخلص من الكلمات السلبية.
إستخدام أحدث الأساليب في كتابة الرسائل سواء بhسم المؤسسة أو الإيميل أو المذكرة الداخلية.
كيفية إستخدام الكلمات البسيطة والقصيرة حسب قانون "اجعلها بسيطة وسهلة".
كيفية وصول الرسالة لأقرب نقطة من المتلقى حسب مبدأ الغرض من الرسالة, مما يساعد فى سهولة الرد والإستجابة لها.
إستخدام مبدأ 20% يؤدى إلى80 % الذي يصل بالقارئ بسهولة إلى الغرض من الرسالة.
تكوين عنوان حسب قانون ABC الذي يحتوى على الدقة والتعبير عن الرسالة, مما يجعل القارئ يفهم الرسالة بمجرد قراءة العنوان.
إستخدام الأساليب الحديثة في متابعة الرد على الأيميل بدون إزعاج القارئ مما يزيد من توطيد العلاقة بين الموظفين وبعضهم البعض وعلى المستوى الأداري.
تكوين شكل كامل عن قارئ الرسالة مما يصل إلى فعالية وتناسب كلمات الرسالة ووظيفة قارئ الرسالة.
إستخدام الوسائل المناسبة لتسليم الرسالة هل الكتابة على مستندات بأسم المؤسسة أم الأيميل أم التليفون يكفى لغرض الرسالة.

ومن خلال تمرين السمكة والطعم, تدرب المتدربون على إستخدام الكلمات الحديثة بدلاً من الكلمات ذى الطابع القديم, ومن خلال تمرين تبديل الكروت تدرب المتدربين على:

إستخدام أسلوب اجعل الناس فى الصورة وليس فقط المعلومات.
إستخدام الأسلوب الأيجابى بدلاً من الأسلوب السلبي.

ومن خلال تمرين الوصول للقارئ, تدرب المتدربين على كيفية صياغة الرسالة من وجهة نظر القارئ وليس وجهة نظر كاتب الرسالة.

أما تمرين المطعم والجرسون, تدرب المتدربين من خلاله على تكوين عناصر الرسالة الرسمية بالطريقة الصحية والترتيب الصحيح:

الإشارة.
التاريخ.
العلامات الخاصة والشرطية.
الجهة المستلمة للرسالة.
التحية المناسبة.
العنوان ومتى يكون على جانب الرسالة ومتى يكون فى وسط الرسالة.
إستخدام معلومات التوقيع بصورة صحيحة.
المرفقات.
النسخ ولمن ينبغي إرسال وكتابة أسماء المستلمين.

وفى اليوم الأخير للدورة قدم المتدربون عرض منفرد بما تعلمه كل متدرب من الدورة وإلى أي مدى هذه الدورة تخدم العمل بصورة فعّالة وصحيحة مما يزيد من مستوى الأداء للمؤسسة كهيكل حديث ومتطور.

فديو: